Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – jak go obliczyć?
Pracownicy

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – jak go obliczyć?

Przepisy mówią jasno: urlop przysługuje każdemu pracownikowi, a i on sam nie może się go zrzec. Tak samo nie może zrezygnować z ekwiwalentu za urlop. Jak należy to rozumieć? Kiedy obowiązuje ta forma zapłaty?

Ekwiwalent, (czyli “równowartość, rzecz zawierająca w sobie wartość innej rzeczy” według słownika języka polskiego), przysługuje jedynie w sytuacji, gdy urlop nie został wykorzystany w całości lub w części, a dzieje się to w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wspomnieliśmy, że pracownik nie może zrzec się urlopu, i z jednej strony jest to prawda, z drugiej jednak czasami się zdarza, że pracodawca z pracownikiem uzgadniają, że ten drugi nie będzie domagał się należnego mu ekwiwalentu w zamian za cofnięcie, na przykład dyscyplinarnego zwolnienia. W takiej sytuacji pracownik jest niejako uratowany, bo rozwiązanie umowy za porozumieniem stron wygląda o niebo lepiej, niż z powodu poważnego naruszenia obowiązków pracowniczych.

Oczywiście, takie działanie nie powinno mieć miejsca, bo według przepisów jest tak, jak wspomnieliśmy – pracownikowi kończy się umowa, a żadna ze stron nie przewiduje jej przedłużenia. Zatrudnionemu pozostał urlop, który właśnie musi zostać wypłacony pod postacią ekwiwalentu. Tak powinna wyglądać ta procedura.

Jak wyliczyć ekwiwalent? Zacznijmy od współczynnika

Współczynnik za niewykorzystany urlop wypoczynkowy ustalany jest na każdy rok kalendarzowy oddzielnie, nie ma więc tu jednej wartości, która zawsze obowiązuje. Pokazuje on nam przeciętną miesięczną liczbę dni, które przypadają do przepracowania w danym roku. Co ważne – wyliczając wysokość ekwiwalentu, bierzemy pod uwagę aktualny współczynnik, nieistotne więc jest, że to urlop, który na przykład przenieśliśmy z roku poprzedniego. Pracownik zatrudniony na część etatu ma trochę inaczej wyliczany współczynnik, ale nie ma w tym nic skomplikowanego. Po prostu obniża się go proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Jak więc wyliczyć współczynnik ekwiwalentu za urlop 2018? Bierzmy pod uwagę 365 dni w roku, ale od tego odejmujemy 52 niedziele plus 52 dni wolne oraz 10 dni świątecznych. Uzyskujemy wynik 251 dni, który dzielimy przez 12 miesięcy. To daje nam 20,92. Warto wiedzieć, że sposób liczenia jest identyczny dla pełnego, jak i niepełnego etatu zatrudnienia, a jedyna różnica to kwestia proporcjonalności. Skoro współczynnik ekwiwalentu dla normalnego etatu wynosi 20,92, to dla połowy proporcjonalnie mniej – 10,46. I dalej można wyliczać: dla ¾ etatu 15,69, a dla ¼ etatu 5,23 i tak dalej.

Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop? Przykład

Weźmy przykład pracownika na pełnym etacie. Jego pensja wynosi 2500 zł. W dniu 30 marca 2018 roku skończyła się jego umowa, a w dzień jej wygaśnięcia pracownik miał na koncie 8 niewykorzystanych dni urlopu. To oznacza, że właśnie za te 8 dni pracodawca musi mu wypłacić ekwiwalent. Żeby jednak ustalić, ile to wszystko wyniesie, musimy określić wartość jednej godziny ekwiwalentowej.

I tutaj zaczynamy od naszego stałego składnika wynagrodzenia – w przykładzie podaliśmy 2500 zł, dzielimy go przez współczynnik ekwiwalentowy na rok 2018, czyli 20,92, co daje nam kwotę 119,50 zł. W dalszej kolejności uzyskaną wartość (119,50 zł) należy podzielić przez 8, co daje rezultat 14,93 zł. Tak otrzymaną wartość godziny ekwiwalentowej – 14,93 zł mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, czyli 64 (8 dni po 8 godzin). Uzyskany wynik – 955,52 zł stanowi ekwiwalent za urlop 2018 rok (jest to kwota brutto).

Kiedy ekwiwalent powinien być wypłacony?

Pracownik nabywa do niego prawo w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Dokładnie w ten dzień musi być uregulowany. Jeśli pracodawca tego nie dopilnuje, może narazić się na dodatkowe koszty, a będą nimi ustawowe odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty. Co ciekawe, pracownik, który jednak się tego nie doczeka, może dochodzić roszczeń o ekwiwalent w terminie 3 lat od dnia, gdy powinien zostać zapłacony.

Pracownik powinien mieć świadomość, że takie prawo mu przysługuje, pracodawca zaś musi pamiętać, aby nie zapomnieć o wypłacie tej należności.

Stan na: 24.08.2018 r.