Delegacje krajowe i zagraniczne pracowników
Pracownicy

Delegacje krajowe i zagraniczne pracowników

Całkiem sporo pracowników co jakiś czas odbywa podróże służbowe na polecenie swojego pracodawcy. Taki wyjazd nazywa się delegacją, a z jego tytułu przysługuje zwrot poniesionych kosztów. Dotyczy to zarówno pobytów krajowych, jak i zagranicznych. W poniższym artykule przedstawimy to zagadnienie nieco bliżej. Co trzeba na ten temat wiedzieć?

Czy wyjazdy w ramach pracy zawsze są traktowane jak podróż służbowa?

Należy zdawać sobie sprawę z tego, że praca, która polega na ciągłym przemieszczaniu się i wykonywaniu przydzielonych zadań na przykład na terenie całego województwa wcale nie musi wiązać się z podróżami służbowymi, lecz po prostu taka jest jej specyfika. Delegacja natomiast to polecenie wyjazdu poza stałe miejsce zatrudnienia, które powinno zawierać lokalizację, cel oraz czas trwania. Co ważne, kiedy podwładny nie zastosuje się do polecenia swojego przełożonego, może się to wiązać z nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Jakie koszty rozlicza się w delegacjach krajowych

Pracownik otrzymuje zwrot za wydane podczas delegacji pieniądze. Jednak wcale nie jest tak, że w grę wchodzą wszystkie możliwe koszty. Należy wiedzieć, że regulują to konkretne przepisy odnoszące się do strefy budżetowej. Gdy z kolei mowa o przedsiębiorstwach prywatnych, panuje tutaj dowolność, ale z jednym zastrzeżeniem. Umowne stawki nie mogą być niższe, aniżeli te budżetowe. Aktualnie, pełna krajowa dieta to 30 zł na dobę. Może ona zostać pomniejszona, jeśli osoba przebywająca w podróży służbowej ma zapewnione wyżywienie. Na przykład śniadanie to obcięcie diety o 25%, obiad o 50%. Natomiast za całodzienne darmowe wyżywienie dieta nie przysługuje. Kolejny wydatek, z którego można się rozliczyć, to opłata za nocowanie. Tutaj najwygodniej jest przedstawić fakturę, a w przypadku jej braku, ustalona odgórnie kwota to 45 zł za nocleg.

Delegacja krajowa to konieczność przemieszczania się, dlatego następuje także zwrot wydatków poniesionych za transport. Sposób, w jaki dotrze się we wskazane miejsce, określa sam pracodawca, a pracownik musi to udokumentować rachunkiem. Jeżeli jednak dana osoba postanowi skorzystać z innej możliwości, to powinna liczyć się z tym, że wydane środki nie zostaną zwrócone. Gdy z kolei pracownik otrzyma zgodę na dotarcie własnym środkiem transportu, to wtedy stosuje się kwotową stawkę za kilometr, której wysokość jest związana z pojemnością silnika samochodu.

Delegacje zagraniczne, a poniesione koszty

W przypadku wyjazdów poza granice Polski w grę wchodzą nieco większe diety, które zależą od tego, do jakiego kraju pracownik się udaje. Również w tym wypadku pracodawca może obniżyć wysokość przyznanej stawki, jeśli zapewnia częściowe wyżywienie. Natomiast zwrot kosztów noclegu odbywa się za okazaniem rachunku. Jeżeli się go nie posiada, to wypłacane jest zaledwie 25% z ustalonego limitu ryczałtu za noclegi. Tutaj ponownie kwota ta jest zależna od miejsca, do którego się wyjeżdża. Delegacja zagraniczna to także wydatki na transport, za które trzeba przedstawić fakturę. Poza tym przysługuje ryczałt na dojazd do portu lotniczego, czy dworca oraz na powrót. Dodatkowo także na poruszanie się komunikacją na miejscu.

O czym pamiętać rozliczając delegację?

Pracownik, który wrócił z podróży służbowej, musi pamiętać, że ma 14 dni na rozliczenie delegacji. Aby to zrobić, konieczne jest przedstawienie faktur, biletów i innych rachunków, które potwierdzą wszystkie wydatki. W przypadku niektórych wspomnianych kosztów, jak noclegi, czy przejazdy miejskie może zostać wypłacony odgórny ryczałt, jeżeli nie zostaną przedstawione odpowiednie dokumenty. Istotną dla osoby zatrudnionej informacją jest fakt, że zwrot pieniędzy z delegacji traktowany jest jako przychód wynikający ze stosunku pracy i nie podlega on opodatkowaniu. Gdy chodzi o delegacje zagraniczne, to rozliczane są one w złotych, a to oznacza, że konieczne jest przeliczenie obcej waluty po kursie średnim NBP z dnia, w którym została wypłacona zaliczka. Należy bowiem wiedzieć, że pracodawca jest zobowiązany wypłacić takową, kiedy mowa o wyjazdach zagranicznych. Z kolei, jeśli chodzi o delegację krajową, to zaliczka jest wypłacana na wniosek pracownika. Zatem przełożony nie ma obowiązku tego robić, jeżeli brak jest wyraźnej prośby ze strony podwładnego jadącego w podróż służbową.

Powyższe informacje powinny nieco przybliżyć temat, szczególnie osobom, które wybierają się w delegację pierwszy raz. Oczywiście dobrze jest sprawdzić także te bardziej szczegółowe dane. Chodzi między innymi o konkretne stawki za kilometrówki, gdy podróżuje się własnym środkiem transportu, czy też wysokość diet za niepełną dobę delegacji. Tych aspektów jest jeszcze więcej, dlatego w razie potrzeby warto się z nimi zaznajomić.

Stan na: 20.08.2018 r.