Deklaracje ZUS – kiedy i jakie składamy?
Podatki i ZUS

Deklaracje ZUS – kiedy i jakie składamy?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się nie tylko z koniecznością uiszczania odpowiednich składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i rentowe, ale także z obowiązkiem składania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych stosownych deklaracji. Jest ich nieco mniej w przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobowe działalności gospodarcze i więcej, jeżeli w firmie zatrudniani są pracownicy.

ZUS – deklaracje zgłoszeniowe

Deklaracje zgłoszeniowe, podobnie jak te korygujące dane, muszą być składane w ciągu 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeniowego, np. w sytuacji zatrudnienia nowego pracownika. Są one również składane przez osoby, które rozpoczynają prowadzenie własnej działalności gospodarczej.

Do podstawowych dokumentów w tym zakresie można zaliczyć:

  • ZUS ZUA – formularz dotyczący zgłoszenia ubezpieczeniowego dla nowego pracownika lub przedsiębiorcy, a także umożliwiający korektę danych, składany w przypadku podlegania pełnym ubezpieczeniom społecznym. Przedsiębiorcy powinni złożyć go ponownie po przejściu z preferencyjnego na tzw. pełny ZUS
  • ZUS ZZA – formularz, który dotyczy zgłoszenia do ubezpieczenia pracownika lub przedsiębiorcy, umożliwiający również korektę danych, składany w przypadku posiadania innego tytułu do ubezpieczenia oraz dokonywania zgłoszenia wyłącznie w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego
  • ZUS ZIUA – formularz, który umożliwia zmianę lub korektę danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, która została zgłoszona wcześniej na podstawie formularzy ZUS ZUA lub ZUS ZZA
  • ZUS ZCNA – formularz, który pozwala na zgłoszenie danych członków rodziny płatnika lub pracowników na potrzeby ubezpieczenia zdrowotnego; umożliwia także wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego
  • ZUS ZWUA – formularz umożliwiający wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wyłącznie z ubezpieczenia społecznego lub wyłącznie z ubezpieczenia zdrowotnego; umożliwia także korektę danych związanych z wyrejestrowaniem. Powinien zostać złożony również w przypadku zlikwidowania działalności gospodarczej (nie obowiązuje to jej zawieszenia).

Deklaracje ZUS – rozliczeniowe

Płatnicy składek w każdym miesiącu, co do zasady, rozliczają składki związane z ubezpieczeniem społecznym, zdrowotnym, Funduszem Pracy, Funduszem Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Funduszem Emerytur Pomostowych.

Podstawowa deklaracja do ZUS w tym zakresie to druk ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa, która pozwala na skalkulowanie składek i wypłaconych świadczeń w danym miesiącu. Przedsiębiorcy, którzy nie zatrudniają pracowników, posługują się jedynie tym formularzem. Muszą go złożyć w chwili rozpoczęcia swojej działalności, a jeżeli dochodzi do tego w trakcie miesiąca – wymagane są dwie deklaracje: za niepełny oraz pełny okres rozliczeniowy. Kolejną taką deklarację złożyć należy w przypadku zmiany podstawy wymiaru składek, np. po zakończeniu preferencyjnego okresu płatności tzw. małego ZUS. Nie ma zatem konieczności, by comiesięcznie deklarację wysyłać – wystarczy regularne opłacanie należnych składek. Obowiązujący termin w tym zakresie to 10. dzień kolejnego miesiąca.

Nieco inaczej jest w przypadku, gdy pracodawca zatrudnia inne osoby. Wówczas – oprócz deklaracji ZUS DRA – składać musi on następujące formularze: ZUS RCA (to imienny raport miesięczny dotyczący należnych składek i wypłaconych świadczeń, który pozwala na rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne i/lub wypłacone świadczenia pracowników, czyli osób ubezpieczonych), ZUS RZA (to imienny raport miesięczny dotyczący należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne, na podstawie którego rozliczane są składki na ubezpieczenia zdrowotne pracowników, posiadających inny tytuł do ubezpieczeń społecznych) oraz ZUS RSA (to imienny raport miesięczny dotyczący wypłaconych świadczeń i przerw w opłacaniu składek, służący do wykazywania świadczeń, które zostały wypłacone oraz przerw w opłacaniu składek pracowników). Dokumenty te, wraz z drukiem ZUS DRA, muszą być składane do 15. dnia następnego miesiąca, a w przypadku jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych – do 5. dnia następnego miesiąca.

Inne dokumenty

Stosowna deklaracja ZUS – na odpowiednim druku – może być składana również w innych przypadkach. Wymienić tutaj można m.in. formularze ZUS ZSWA (zgłoszenie lub korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze), ZUS RMUA (miesięczna informacja związana z odprowadzanymi za pracownika składkami) czy ZUS IWA (informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe).

Stan na: 13.07.2018 r.